El GTD es la técnica
de productividad con mas reconocimiento en la actualidad, significa "Getting Things Done” es nombre del libro y
del método desarrollado por David Allen.
Los
principios básicos de este método según la wikipedia son:
Recopilar
Depositar en
"cubos" externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o
darle seguimiento. Allen se refiere a los correos electrónicos,
grabadoras, libretas de notas, PDAs y agendas como simples
"cestas" o "cubos" de almacenamiento. El objetivo es
"sacar" todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos
elementos de almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento,
todos los "cubos" deberían vaciarse al menos una vez por semana.
Procesar
Cuando estés
procesando tu "cubo", deberías seguir estrictamente este orden:
·
Empezar
siempre por el principio
·
No
procesar más de un elemento a la vez.
·
No
enviar de vuelta al "cubo" a ningún elemento.
·
Si
un elemento requiere de una acción para ser realizado:
·
Si
lleva menos de dos minutos, hazlo.
·
Si
no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
·
Posponlo.
·
Si
un elemento no requiere una acción,
·
Archívalo
como referencia.
·
Deséchalo
si no es procedente.
·
Déjalo
en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
·
Si
no lo puedes delegar adecuadamente, informa que esta para revisarlo por el área
correspondiente
Regla de los dos minutos: "Si una
tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente". "Dos
minutos" es una cifra orientativa, considerando que ese es también
aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir para
posponerla.
Organizar
Allen describe el
conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de
los elementos que esperan ser atendidos:
·
Acciones próximas - Para todo elemento que requiere
tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para
llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa 'Escribir un informe del
proyecto', la acción próxima puede ser "Escribir a Fred para reunirnos
unos minutos" o 'Llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe'
o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se
requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer
primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas.
Preferiblemente, éstas se guardarán por el contexto en el que se pueden hacer:
'en la oficina', 'por teléfono', o 'en la tienda'.
·
Proyectos - toda tarea inconclusa (que
Allen denomina open loop 'bucle abierto') en tu vida o trabajo
que requiere más de una acción para ser realizada se considera un 'proyecto'.
Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo
proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo.
·
En espera - cuando tú has delegado una
acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar
trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado
periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio
que necesite ser enviado.
·
Algún día/Quizá - se trata de cosas que quieres
hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser 'aprender Chino'
o 'tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo'.
Un calendario también
es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin
embargo, Allen recomienda específicamente que el calendario se reserve para lo
que él denomina "paisaje yermo" (hard landscape): cosas que se
deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que
han sido fijados en un momento en particular. Los elementos de la lista
'Pendiente' deberían reservarse para la lista de acciones próximas.
La clave definitiva de la organización
según GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma
que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Puede ser,
incluso, un trozo de papel, si necesitas almacenar referencias, deberías tener
un archivo dedicado para ello y para ninguna otra cosa. La sugerencia de Allen
es que mantengas un único sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para
hacer tan rápido y fácil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la
información que necesitas.
Revisar
Las listas de
acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al
menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. Dado el tiempo, la
energía y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir
cuál es el elemento más importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso
momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las
tareas fáciles y dejes sin hacer las difíciles. Para solventar esto, tienes que
escoger la acción según el orden en el que están contenidas en las listas tal y
como las procesaste desde la bandeja de entrada.
La disciplina GTD requiere
que se revisen al menos semanalmente todas las acciones destacadas, proyectos e
ítems “en espera”, asegurándose de que todas las tareas nuevas o eventos
venideros están incluidos en el sistema y que está actualizado. Como ayuda para
refrescar la memoria, Allen sugiere la creación de un fichero de carpetas
colgantes con las tareas y proyectos más destacados.
Hacer
Cualquier sistema de organización no es
bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas.
David Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos
predispuesto a la dejadez o a la saturación con un gran número de tareas abiertas.